Google在线办公系统详尽试用与评价

随着网络技术的发展，一些实用且有趣的在线程序频频发布，如：在线办公系统、在线图片处理、在线输入法等等，它们具有方便、省时、免安装的优点，因此受到越来越多人的喜爱。谷歌推出了在线办公软件的中文版本——Google文件，就是这么一款免安装的在线办公系统。下面大家一起体验一下吧。

　　一、注册帐户，获取使用权

　　在浏览器地址栏中输入google.com/">http://docs.google.com/ ，即可进入Google文件主页。然而要想使用Google文件的相关服务，就必须先注册Google帐户，点击“创建新的Google帐户”链接，按照提示填写注册信息，完成后，单击“我接受;创建我的帐户”即可。

　　登录Google帐户

　　返回Google文件主页后，在电子邮件栏中输入注册时的邮箱地址，在密码栏中输入相关密码，单击“登录”按钮即可进入到自己的Google文件空间，Google文件为每个文档和电子表格的大小设置了上限，其中每个文档最大可达500KB，每个电子表格最多可有10000行或20页。

用Gmail帐户登录Google文件

　　二、熟悉的Office操作模式

　　1、支持多种上传方式

　　进入Google文件后，即可创建文档和电子表格，操作和使用方法与微软Office差不多。Google文件支持的文档格式有：html、txt、doc、rtf、odt和sxw;而支持的电子表格类型则包括：csv、xls和ods。

　　除了自行创建文档和电子表格外，Google文件还支持文件上传功能，点击“上传”链接，进入上传页面上传即可。Google文件的上传功能支持本地硬盘、网上文件和电子邮件发送三种上传模式，在利用本地硬盘上传和网址上传过程中，Google文件允许用户对上传文件进行重命名。

　　支持三种上传方式

　　小提示：在利用Google进行文档或电子表格编辑过程中，应保证网络带宽及网络畅通，否则处理会失败。

　　从本地电脑上传文件

　　a.用户可以从本地电脑把文档直接上传到Google Docs。具体操作跟一般网站上传文件没有大的区别，如下图：

　　点击“浏览”选择上传文档

　　b.每个Google Docs上的文档都有一个特定的电邮地址，用户也可以向指定的地址电邮创建文档。如上图下半部分。

可以用两种方式电邮创建文档：

　　没有附件的电邮。这时电邮的标题就变成文档的标题，电邮的内容变成文档内容。

　　有附件的电邮。这时每个附件文件名转为文档标题，附件内容转成文档内容。

　　用户可以直接从其它网页或是文档上复制带链接的文字到Google Docs上，但有的时候，用户还是要自己添加和修改文字链接的。

　　如下图，首先用户选择了要加链接的文字后，点击工具栏上的“链接”图标，如图：

创建文字链接

　　然后在弹出的窗口中填入相应的信息，再点“确定”就行了。见下图：

添加与修改文字链接

　　2、特殊字符也可输入

　　在使用Office办公软件编辑文档时，常常需要输入一些特殊字符，而键盘上并没有提供这些字符的按键，如：平方米(㎡)、千分号(‰)等等，通常我们都会利用插入符号的方法进行字符查找输入。

　　Google文件同样提供了“特殊字符插入”功能，在文档编辑页面中，切换至“插入”选项卡下，点击“特殊字符”链接，在打开的“插入特殊字符”窗口中，点击需要输入的字符即可。

插入特殊字符

　　3、文件内容比较直观

　　Google文件的文档编辑页面提供了“修订版”选项卡，这一功能类似于Word 2007中新增的“比较”功能。

　　在进行文档的修订时，通常很难区分修订前、后的内容，Google文件的“修订版”功能可以记录所有用户手动更改、保存过的文档版本，有效防止误操作发生，还能让你在修改中针对同一文档的多个版本进行对比。

　　而在Google文件的电子表格中，则提供了“版本”选项卡，类似于文档中的“修订版”功能，可对电子表格进行内容比较，对于共享的文档和电子表格，Google文件还将详细记录每次更改、保存的用户名。

　　4、文件可定时自动保存

　　通常我们在编辑文档或电子表格的过程中，总会忘记保存文件，当遇到特殊情况时(如：突然停电、系统死机等问题)就难以应对，导致辛苦了半天所写的文件内容白白丢失。

　　在Google文件中增加了人性化的定时保存功能，用户无须进行设置，即可高枕无忧的编辑文件，Google文件默认情况下三分钟保存一次，并会显示保存日期和时间。

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　　三、协作发布，网络共享

　　除了强大的文件编辑功能外，Google文件还具备多人协作、公开发布和网络共享功能，所有者对文档和电子表格具有所有权，可编辑文档和电子表格，还可邀请更多的协作者和浏览者加入进来。协作者也可以参与编辑文档和电子表格，同样可以邀请更多的协作者和浏览者(但电子表格的所有者有取消该权限的功能)，浏览者可以查看文档和电子表格的最新版本，但无法作出更改。

　　打开任一文档或电子表格，点击右上角的“协作”链接，进入协作编辑邀请发送页面，在邀请框中可以填写协作者和浏览者的电子邮件地址。然后，单击“邀请这些人员”按钮发出邀请函。

邀请协作者和浏览者

“是否要将此文档通知这些人?”窗口

　　协作者在收到邀请函后即可进行文档或电子表格编辑操作，但需要注意的是，协作者必须拥有Google帐户才能进行文档和电子表格的编辑。

　　Google Docs有很容易使用的文档权限管理，因此，Google Docs非常适合用于网上协同编辑文档。

　　在Google Docs上有很多种方法进入到文档权限管理的页面。比如，

　　A.用户可以在Google Doc的第一页文件列表上点击相应的“立即共享”链接。

　　B.或者，用户可以在编辑文档的时候点击右上方的“协作”标签进入到文档权限管理的页面。

　　Google Docs的文档只有两种权限：

　　协作者。协作者拥有对此文档的可读写权限。协作者也可以修改此文档的权限。但协作者不能删除此文档。

　　读者。读者拥有此文档的只读权限。

　　当同时有多于一个用户在网上编辑文档时，用户可以看到Google Docs提示同时在线编辑协作者的名单。

　　修改历史记录

　　Google Docs记录下各个用户所有的修改记录。用户在编辑文档的时候，可以点击左上方的“修订版”标签进入修改历史记录的页面。见下图，

“修订版”标签

　　在修改历史记录的页面上，用户可以看到各个协作者所做的修改。Google Docs对修改的地方用不同颜色高亮显示。并且，Google Docs也列出了对文档做过修改的各个协作者。在这个页面下，用户还可以选择把文档回复